De GDPR/AVG en Eventix

Het kan niet anders dan dat je de term GDPR in de afgelopen weken of maanden bent tegengekomen. De term GDPR staat voor General Data Protection Regulation (in het Nederlands de AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming). Hoewel de GDPR grotendeels aansluit op de al geldende Nederlandse Wet Bescherming Persoonsgegevens, zullen er toch een aantal belangrijke wijzigingen worden doorgevoerd. Daarom geven we in deze blog de antwoorden op vragen die jij hebt en vertellen we je hoe we jou als organisator helpen om aan de nieuwe regelgeving te voldoen.

In deze blog kom je meer te weten over vier belangrijke punten:

➜ Wat is de GDPR en wat houdt het in?
➜ Welke maatregelen treft Eventix vanwege de GDPR?
➜ Persoonsgegevens bij Eventix.
➜ Wat verandert er voor jou als organisatie?

Eventix is a professional, young and exceptionally flexible company. Our team is on top of the newest progressions in ticketing, online marketing and the organising of events. This way, we can provide you with any help you need while letting you enjoy carefree ticketing.

Wat is de GDPR en wat houdt het in?
Deze nieuwe privacywet is ingevoerd door de Europese Unie en wordt van toepassing vanaf 25 mei 2018. Het doel achter de GDPR is om de persoonsgegevens van bezoekers meer te beschermen. Of beter gezegd, het zorgt ervoor dat consumenten meer controle krijgen over datgene wat er met hun gegevens gedaan wordt.

Vanaf 25 mei 2018 zul je als organisator toestemming moeten vragen om gegevens van bezoekers op te vragen. Bovendien moeten deze opgevraagde gegevens relevant zijn bij het organiseren van een evenement.

Daarnaast hebben je bezoekers als persoon meer rechten als het gaat om hun persoonsgegevens. Zo kunnen bezoekers aangeven dat ze gegevens over zichzelf willen verzamelen, of dat ze vergeten willen worden door jou als organisatie. Dit laatste houdt in dat alle gegevens over deze bezoeker verwijderd of geanonimiseerd worden.

Welke maatregelen treft Eventix vanwege de GDPR?
In relatie met een evenementenorganisatie is Eventix de verwerker en de organisator de verwerkingsverantwoordelijke. Als ‘verwerker’ van de persoonsgegevens moeten we uiteraard voldoen aan de GDPR. Daarom zijn er een aantal stappen die we hebben ondernomen om onszelf en jou als organisator aan de nieuwe regels te laten voldoen.

- Algemene voorwaarden aanpassen: We publiceren aangepaste algemene voorwaarden die voldoen aan de GDPR. Dat betekent dat we expliciet vermelden wat we met de persoonsgegevens gaan doen en wat onze rol als verwerker is bij het verzamelen van persoonsgegevens.

- Verwerkingsovereenkomsten: Als “verwerker” zullen wij voornamelijk persoonsgegevens verwerken in opdracht van evenementenorganisaties. Het is vanuit de nieuwe wet noodzakelijk dat wij een verwerkingsovereenkomst sluiten met onze gebruikers. Hierin spreken we met elkaar af hoe Eventix omgaat met de gegevens van bezoekers van jouw evenement. De verwerkersovereenkomst wordt automatisch van kracht. Je kunt onze verwerkersovereenkomst hier lezen.

- Registratie van verwerking: Onder de GDPR zijn wij verplicht een verwerkingsregister bij te houden. In dit register worden o.a. de persoonsgegevens, de verwerkingsdoeleinden per bezoeker en de ontvangers van persoonsgegevens bijgehouden. Welke informatie hier precies onder valt, kun je hier teruglezen.

- Interne privacy policy: De interne privacy policy geeft ons personeel een duidelijke instructie voor het verwerken van persoonsgegevens. Onder meer wordt ingegaan op enige basisbeginselen gegevensverwerking, de hoedanigheid van Eventix bij verschillende verwerkingen en de omgang met specifieke ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Op deze manier weet al het personeel wat het beleid is als het gaat om integriteit en veiligheid van data.

Persoonsgegevens bij Eventix
Als je je evenement bij ons aanmaakt kom je bij tickets het kopje ‘Bezoekersinformatie’ tegen. Met bezoekersinformatie bedoelen we de informatie die we vragen aan jouw bezoekers tijdens het aanschaffen van tickets via de ticketshop. Het zijn de velden die moeten worden ingevuld in het bestelproces, zoals naam, email, en leeftijd. De antwoorden die bezoekers geven zijn persoonsgegevens. We hebben zelf een aantal vragen die je standaard kunt instellen, maar je kunt deze ook handmatig toevoegen. (In deze handleiding gaan we uitgebreid in op hoe je Bezoekersinformatie instelt). Onder de GDPR mag je niet meer, zonder geldige reden, informatie over je bezoekers verzamelen. Je kunt hier vinden welke zeven redenen het opvragen van persoonsgegevens rechtvaardigen. Het is logisch dat we een bezoeker om een mailadres vragen, maar jij als organisator moet je afvragen of het bijvoorbeeld wel nodig is om de woonplaats van je bezoeker(s) op te vragen.

Wat verandert er voor jou als organisatie?
Zoals je uit het voorgaande hebt kunnen opmaken, gaan er onder de GDPR een aantal zaken veranderen. Wij willen voorkomen dat je, als gevolg hiervan, veel ingrijpende maatregelen moet nemen. Zoals je weet is automatisering één van onze speerpunten. Dit streven voeren we ook door in onze implementatie van de GDPR.
Wij zorgen ervoor dat er vanaf 25 mei standaard algemene voorwaarden automatisch worden toegevoegd aan jouw shop. Als je je eigen algemene voorwaarden al hebt opgenomen bij ons, laten we die staan en zal er niks veranderen. Wanneer je die nog niet hebt, nemen wij die zorg uit handen. De voorwaarden die we namens jouw organisatie aan de bezoeker stellen synchroniseren automatisch met de ‘Bezoekersinformatie’ die in jouw ticketshop gevraagd wordt.

We vangen zoveel mogelijk voor je op, maar er zijn tóch een aantal stappen die je zelf moet ondernemen om het risico van misbruik van persoonsgegevens zo laag mogelijk te houden:

1. Zorg voor betrouwbare mensen in je team: Persoonsgegevens worden een fragiel onderwerp dat je met fluwelen handschoenen moet behandelen. Kies daarom mensen uit je organisatie die je 100% vertrouwt als het gaat om de toegang tot persoonsgegevens.
2. Geef het doel aan: Geef duidelijk de relevantie van gegevens aan waarvoor ze gebruikt worden. Neem hierin duidelijk op dat de gegevens die je verzamelt relevant zijn voor bijvoorbeeld een marketingcampagne. Dit geldt ook voor cookies.
3. Think before you print: Het kan zijn dat je voor je evenement een presentielijst hebt die geprint wordt. Het printen van een tastbare presentielijst verhoogt het risico dat gegevens kwijt raken en bij mensen terecht komt die er gebruik of misbruik van kunnen maken. Als je digitaal deze gegevens verzamelt is dit veiliger, omdat je digitale bestanden kunt beveiligen door het anoniem te maken of versleuteling met bijvoorbeeld een pincode.
4. Meld een datalek binnen 72 uur: Een ongeluk zit in een klein hoekje, zo kan een niet versleutelde laptop van de achterbank van een auto gestolen worden. Indien je in de gaten hebt dat er een datalek ontstaan is, ben je verplicht dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden. We hebben een document waarmee je snel een volledige melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens kunt doen.

Als er in de toekomst het één en ander gaat veranderen, zullen we je direct op de hoogte stellen van deze ontwikkelingen. Mocht je vragen of feedback hebben, neem contact op via de chat of info@eventix.io.

Raise the curtain for our new Eventix blog

Hello, thank you for the applause and welcome to our first blog. Here we will provide you with the latest and greatest insights while showing you the future of ticketing, event organising and online marketing.

Yep, wildly interesting stuff is happening at Eventix. But not many people seem to know.

So we thought it was time for a proper introduction. Starting with me, Wesly. Currently working as the copywriter and communication strategist for Eventix while also writing my thesis for graduation. Yet somehow I still find time to update you through these blogs. Aren’t you lucky?

Eventix is a professional, young and exceptionally flexible company. Our team is on top of the newest progressions in ticketing, online marketing and the organising of events. This way, we can provide you with any help you need while letting you enjoy carefree ticketing.

Featured image


As an overenthusiastic intern, I will be your guide. And together, we will brave the depths of big data to the peaks of social media tracking. Especially for you, I will write a new blog every week.

Are you as excited as I am?

Probably not, but that might change when you read about the topics to come. Think of finding the perfect social media post, how to personalize the bond with your visitors and much, much more.

Please, let us know what you think, feel, want or need. We love hearing from you guys and the input you provide.


Wishing you warmth and joy,

The Eventix team and me

Announce your ticket sales on Facebook with this nifty new feature

The introduction of Eventix blogs is something we have been working on for quite a while. Next monday, our first official blog will be released. However, I simply could not wait to share this feature with you. So just think of this blog as a teaser for our upcoming content, okay?

So what is the new Facebook feature about?

Well, promoters saw reducing traffic and engagement on Facebook while no one really knew why. After a bunch of updates to the Facebook Platform, our beloved Facebook Event feature received an update.

For most event promoters, their Facebook Event is the main source of traffic to their ticket shops. This traffic is generated thanks to the ticket shop link shared at the Facebook event. Starting this week, it is possible to add a starting date of ticket sales to your Facebook Event page.

Featured image

Pro Tip: Always use a tracking URL! With a tracking URL, you are able to track clicks, conversions, tickets sold and turnover per link. You can create tracking links in the Eventix dashboard under Tools.

How can you add this new feature to your Facebook event?

1. Go to your Facebook event or create a new Facebook Event
2. Go to Event Settings and tickets.
3.Select custom date and set the start of your tickets sales


Featured image

After you saved your Facebook event settings, you are ready. Everyone who sees your event in their timeline will directly see when ticket sales are starting as seen in the example below.

Featured image

That about covers the feature, if you would like more information do not hesitate to contact us.

We are looking forward to our official blog release next monday! Try to act surprised will you?

Until next time friends


Which topics do you think we should cover? Let us know!