23 april 2020 News 9 min

Creatieve oplossingen door organisatoren

Tjeerd Leendertse

Deze nieuwe situatie vraagt om vindingrijk handelen. Gelukkig zien we om ons heen samenwerkingen ontstaan, hulp aangeboden worden en nieuwe manieren ontdekt worden om bezoekers betrokken te houden. Hoe doe je dat? Hoe bedenk je een creatieve oplossing? En zijn er al initiatieven?

De creatieve oplossingen tijdens corona

Ja! Er zijn al oplossingen; initiatieven om bezoekers betrokken te houden en de geldstroom een beetje draaiende te houden. In de blog noemen we drie initiatieven;

  1. De voucher van BASIS
  2. Het thuisfestival van SMÈRRIG
  3. De Gold Card van Papi Chulo

De voucher van BASIS

BASIS is een begrip in Utrecht en omstreken. De club ademt house en techno en heeft ieder weekend een feest. Nu er helaas een aantal edities zijn geannuleerd, heeft BASIS een creatieve uitweg gevonden: de voucher.

Maar wat is een voucher? Een voucher is een tegoedbon die als vervanging van geld gezien kan worden, als tegoed dat op een later tijdstip uitgegeven kan worden. Maar hoe is het idee ontstaan? Wat is de garantie van de voucher? Joost Holthuizen, mede-eigenaar van BASIS, geeft antwoord:

’’Het idee is ontstaan uit een combinatie van brainstormen en noodzaak. Daarnaast, en dit is misschien wel het belangrijkste, willen we onze trouwe bezoekers niet in de kou laten staan. Deze voucher is bedoeld om bezoekers bij BASIS betrokken te houden. Ze kunnen deze voucher aanschaffen en kunnen deze, als we de deuren weer openen, verzilveren bij een editie naar keuze.’’

basis voucher oplossing corona

‘’We willen onze bezoekers niet in de kou laten staan’’ - BASIS

De voucher kan aangeschaft worden door trouwe bezoekers, maar hoe zit het met bezoekers die een ticket ‘vóór corona’ hebben gekocht? We hebben bijvoorbeeld de hashtag #ikhoefmijngeldNIETterug al voorbij zien komen; een hashtag die gebruikt wordt door bezoekers die een ticket voor een geannuleerd evenement hebben gekocht en hun geld niet terug hoeven. Daarnaast lanceerden wij de doneeroptie waarbij bezoekers een gedeelte van hun aankoopbedrag kunnen doneren. Hoe gaat BASIS hier mee om?

”Bezoekers die een ticket hebben gekocht, krijgen in plaats van een ticket precies dezelfde voucher als bezoekers die nu een voucher aanschaffen. Deze kan bij een latere, willekeurige editie verzilverd worden. Door iedereen dezelfde voucher aan te bieden, heeft iedereen een gelijke kans bij komende edities.”

De creativiteit en vindingrijkheid waarmee BASIS tot een oplossing is gekomen kan jij ook inzetten (als je dit nog niet hebt gedaan natuurlijk). Heeft BASIS nog tips aan andere organisaties?

’’Belangrijkste tip die ik mee kan geven is: ‘overleg met je ticketaanbieder. Bekijk samen de mogelijkheden die je bezoekers aan kunt bieden.”

Sowieso is overleg in deze tijd belangrijk. Overleg voorkomt miscommunicatie, verkeerde aannames en irritatie. Daarbij weten twee meer dan één. Maar kunnen we nog meer inventieve eye-openers van BASIS verwachten?

”We zijn afgelopen weekend begonnen met livestreams vanuit de club. Met de livestreams brengen we BASIS naar de huiskamer. Daarnaast zijn we bezig met nog meer ideetjes, maar die zijn nog niet concreet genoeg om daar iets zinnigs over te zeggen.

Het Thuisfestival van SMÈRRIG

SMÈRRIG is ‘’un vies vuil fiske’’ uit de koker van Koninkrijk van Muziek en organiseert feestjes in Brabant en omstreken. Wat is hun idee? Wat kunnen bezoekers verwachten? Waarom een thuisfestival? Jesseh Groote Woortmann, productieleider van Koninkrijk van Muziek, geeft antwoorden.

smerrig thuisfestival oplossing creatief

Hoe is het idee om een Thuisfestival te organiseren ontstaan?

’’Wij wilden ons publiek een hart onder de riem steken. We zullen elkaar waarschijnlijk lange tijd niet in de kroeg, de club of op het grasveld zien. Toch willen we SMÈRRIG een beetje in de woonkamers brengen, wat resulteerde in ‘Thuis met SMÈRRIG’: de livestream die je vrijdagavond opbeurt. Toen dit idee eenmaal bedacht was wilden we meer: de kleinschalige livestream werd al snel een XL-editie.”

Tof! Mooi om te zien dat er snel groter gedacht wordt. Maar wat ik me als eerste afvroeg toen ik het evenement op Facebook zag staan was: ‘’Hoe ziet zo’n thuisfestival eruit? Hoe organiseer je dat?’’

’’Het Thuis Met SMÈRRIG Festival is een digitaal festival. Net als een normaal festival zal het bestaan uit verschillende stages. Deze stages zijn geïnspireerd op de kamers van een huis, zoals De Slaapkamer, De Woonkamer en De Kelder. Elke kamer heeft zijn eigen aankleding en muzikale invulling."

"Het festival en de verschillende kamers zijn te bezoeken door middel van livestreams. Er zal een landingspagina komen waar de bezoeker naar de verschillende stages kan gaan. Ook willen we dat bezoekers nog steeds met elkaar kunnen praten. Daarvoor gebruiken we de commentsectie. Opvallende quotes, verhalen en opmerkingen laten we zelfs in beeld zien. Wellicht is het wel erg rustig bij de bar en dat moet natuurlijk iedereen weten. Een rustige bar, zelfs bij een thuisfestival, kan natuurlijk niet.”

Dat is een behoorlijke expeditie! Organiseren jullie dit alleen of zijn er meer partijen die helpen?

”We organiseren dit vanuit Koninkrijk van muziek en werken samen met Unlimited Vision & Sound. Om de verschillende ‘kamers’ te hosten werken we samen met partijen die dichtbij ons staan en die we graag in het zonnetje willen zetten. Om diversiteit op het festival aan te bieden hebben we gekozen voor Donny Summer Danspaleis en een mix van WEEKS en Crush”.

‘’Wij proberen met dit thuisfestival een lichtpuntje in het duister te zijn.’’ - SMÈRRIG

Hoe kunnen bezoekers, als ze geen ticket hoeven te kopen, toch een (financiële) bijdrage leveren?

’’Het idee is niet ontstaan om geld te verdienen, we doen dit juist voor de bezoekers. Zij zitten natuurlijk ook in een bizarre situatie en wij proberen met dit thuisfestival een lichtpuntje in het duister te zijn. Tijdens het festival kunnen bezoekers wel doneren, maar hier willen we eigenlijk niet teveel de nadruk op leggen. Wij hopen vooral dat de bezoekers ons niet vergeten en dat we elkaar weer snel kunnen zien tijdens een clubavond, stage hosting of tijdens één van onze festivals.’’

Bezoekers hoeven geen ticket te kopen. Heel kort door de bocht maken jullie kosten zonder vaste inkomsten, waarom dan toch een ‘festival’?

"Het klopt natuurlijk dat een festival organiseren tijd en geld kost, maar we hebben goede afspraken met onze partners gemaakt. Het belangrijkste is dat we dit doen omdat we het belangrijk vinden dat bezoekers toch een festival hebben."

Zijn jullie niet bang dat ‘bezoekers’ elkaar nu juist op gaan zoeken?

’’Bang niet echt, maar lastig is het wel. De meeste bezoekers gaan niet alleen naar een festival en ook een stream kijk je liever met meer. Wij adviseren uiteraard op regelmatige basis om de richtlijnen van het RIVM te volgen. Dit doen we natuurlijk zodat we sneller weer naar een ‘echt’ festival kunnen gaan.’’

Kunnen we nog meer uit de koker van SMÈRRIG verwachten?

’’Tijdens deze gekke tijden is het soms flink schakelen, maar gelukkig merken we dat de creativiteit niet minder wordt. We blijven dan ook nieuwe dingen bedenken, waarbij het ene idee de uitvoering haalt en een andere helaas niet. Wat het volgende initiatief zal zijn houden we voor nu voor onszelf. Houd ons in ieder geval in de gaten, want hopelijk snel meer!’’

Morgen naar het SMÈRRIG Thuisfestival? Ga naar het evenement op Facebook!

papi chulo gold card live stream oplossing

De Gold Card van Papi Chulo

Papi Chulo is een rondtrekkend evenement en heeft een Gold Card gelanceerd. Aan het woord is Daniël Kingma, eigenaar van Papi Chulo.

Hoe zijn jullie op het idee gekomen?

’’Je zit in een crisis en je moet iets bedenken om toch een beetje iets van geldstromen te hebben. Nu zagen we dat een club waar we hostings doen al (voor ‘corona’) Gold Cards aanbood."

Stel dat ik een bezoeker ben en een Gold Card aanschaf, wat kan ik met die Gold Card?

"Eén jaar lang naar al onze eigen evenementen. Hostings tellen hierbij niet mee. De Gold Card is geldig vanaf het moment dat het land, we organiseren in meer landen, waarin we het evenement organiseren groen licht geeft. Daarnaast krijg je tien procent korting op onze merchandise.’’

"Met een Gold Card word je lid van onze Gold Member Group waar we zo nu en dan iets leuks verloten."

Dat is nogal wat! En bezoekers die ‘vóór corona' een ticket hebben gekocht, kunnen die met hun ticket korting krijgen op een Gold Card?

’’Dat is een goeie! Vooralsnog niet, maar ik zal contact opnemen met Joost (onze CEO) of Max (onze Customer Success Director) om te kijken wat daarin mogelijk is.’’

EVENTIX TIP: Neem contact met ons op!

Heb je een vraag of een idee en je wilt weten wat er mogelijk is? Stuur ons een berichtje, dan gaan we samen kijken wat we kunnen doen.

Hoe gaat de verkoop van de Gold Cards?
’’Het zorgt in ieder geval voor een kleine glimlach, maar het is een stuk minder dan bij de ticketverkoop van een ‘normaal evenement’.’’

‘’Het gaat er niet om hoe hard je valt, maar hoe snel je weer opstaat’’ - Papi Chulo

Dat is fijn, alle kleine beetjes helpen natuurlijk! Kunnen we in de komende tijd nog meer van jullie verwachten?

’’Ja, want stilzitten is absoluut geen optie. Het gaat er niet om hoe hard je valt, maar hoe snel je weer opstaat. Livestreams en verschillende pakketten passeren de revue, maar het is nog niet concreet. Je probeert natuurlijk de eerste te zijn met een idee, een primeur te hebben met een oplossing. Wat ik voor nu kan zeggen is: Houd onze socials in de gaten!’’

Wil je op de hoogte blijven van verdere ontwikkelingen rondom evenementen en het coronavirus?

Ga naar onze liveblog!
Author image

Tjeerd Leendertse

Content Marketeer

Schrijft over ticketing, beleving en marketing. Gelooft in de kracht van taal en is verliefd op mooie woord(grapp)en Gaat nóg een keer een boek schrijven.